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【理事長 明石邦彦のつぶやき】 求められるのはスピード！ |
2017/11/24 |
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3か月に1度理事会が開催される。折角の機会であるから各事業の責任者が監事を含めた理事会メンバーに事業の内容やトラブルなどを報告するようにしている。監事中心の質問を通して、参加者が議論を交わす。監事のような外部の人から見た視点を意識して、仕事に活かしてもらいたいがためでもある。事務局としては事業責任者が発表するために事前準備にはあまり時間をかけないで済むような工夫が必要である。
いずれにしても理事会が3か月に１度となると問題解決に当たってはスピードが要求されるので、文書作成のやり方も理事会に向けた発表スタイルにしておくことが肝要と思う。
まず、問題の明確化と解決処理については次のような仕掛けを行っている。6人の理事と事務局は月末の第4火曜日と月初の第１火曜日に会議を開いて、理事同士での意思疎通を図っている。各理事はそれぞれの担当範囲の課題について紹介し、議論し、問題を明確にして、対策に知恵を出せるようにしている。特に、月末に議論した課題については早いものは１－２週間後にはどうしたかを聞かれることになる。担当理事は常に対処策を考えていなければならないようになった。
また、事業責任者との会議については月の第2水曜日に夕方6時から開催し、意思疎通を行う。事業責任者には事前に統一の用紙が配られ、それに書き込むことになっている。この書式は3か月後の理事会に向けた書式になっており、理事会にはあまり手間暇かけずに文書作りができるようにしている。
例えば、①年度の事業目標が掲げられ、②年間計画に沿ったその3か月の計画目標が掲げられ、そして③その目標に対する進捗状況が報告される。ついで、問題・課題や苦情が取り上げられるのが④になる。「そして問題、発生状況、原因、対応策があげられ、その問題に対する取り組みがわかるようになっている。最後に、⑤その他情報やトピックスが掲げられるような形である。また、授産収入のある地域活動支援センターや就労支援事業B型などは月の売り上げが記載され、事業の中身を数値でとらえるようにしている。
それとは別に年度計画が作成され、マイルストーン表で、いつどんな仕事をやるのかが明示されて、月初にやらねばならぬことがわかるような仕掛けが作られている。
そのため、理事会は3か月の報告の中で重要な問題が検討され、監事と理事並びに事業責任者とで議論できるようにしている。予算進捗については数字の細かいことを理事会で議論するのは煩雑なので、進捗がまとまり次第、経理担当理事と監事である税理士で事前に議論していただくことにして、経理の細かい議論は理事会では取り上げないことにした。
いずれにしても理事会が3か月に1度になれればスピードが要求されるので、課題解決を後回しにはできないことになる。法人改革の意味はこのようなところにあり、仕事の生産性が上がる仕組みを整えることが事務局としての大切な取り組みなのだろう。
このような理事会に向けた取り組みを紹介している時に、糸賀一雄記念賞の受賞会場か、レセプション会場の挨拶の中で聞いた言葉が印象深く思い出される。職員には繰り返しこの言葉を胸に刻んで日々の取り組みをしてほしいものだ。特に理事会が3か月に一度開催されると嫌が上での課題解決のスピードが求められるので、真剣な取り組みが求められることになり、中途半端ではすまされないのである。
真剣にやれば 知恵が出る
中途半端にやれば 愚痴が出る
いい加減にやれば 言い訳ばかり
あらためていい言葉だと感じるこの頃である。
写真：①会議の開催 ②3か月に一度 ③スケジュール表（マイルストーン）
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